Vacature bureau- en communicatiemanager (m/v)

Functieprofiel bureau- en communicatiemanager (M/V) 36-40 uur

IVBN is een professionele branchevereniging van institutionele beleggers in vastgoed

De bureaumanager zorgt voor het effectief en efficiënt functioneren van het bureau van IVBN, dat uit vijf personen bestaat. Je bent intern de spil op het gebied van de planning/uitvoering van activiteiten en van het personeelbeheer. Je doet dat op een plezierige en collegiale manier. Tevens bied je de directeur enige secretariële ondersteuning. Onderdeel van je taak als bureaumanager is het regelen van de praktische kanten van ledenvergaderingen, werkbezoeken, een buitenlandse reis en enkele evenementen. Onderdeel van je taak is ook dat je als communicatiemanager mede-verantwoordelijk bent voor het naar buiten brengen van de kernboodschappen van IVBN. Je plant en regelt, in samenwerking met het team, onze externe communicatie via publicaties, persberichten, nieuwsbrieven en onze website.

Belangrijkste resultaatgebieden:

Bureaumanagement:

Jaarplanning activiteiten; (eerste lijn-) telefoon, agendabeheer, postbehandeling, (digitale) archivering; voorraadbeheer, bestellingen en reserveringen vergaderruimten
Logistieke organisatie van bestuurs-/ledenvergaderingen; een of twee werkbezoeken per jaar; de jaarlijkse buitenlandse studiereis en (i.s.m. andere partijen) het integriteitsevenement en het researchseminar
Bijhouden van de website via Content Management Systeem (Julius) en Wordpress; (website beheer vindt extern plaats)
Beheer relatiedatabase; jaarlijkse controle; voldoen aan AVG-beleid
Uitvoerende personeelsaangelegenheden (personeels- en pensioenadministratie, verzekeringen; ziekmeldingen, roosters vakanties en vrije dagen, contact arbodienst etc.)

Communicatie:

mede-verantwoordelijk voor het naar buiten brengen van kernboodschappen;
planning en uitvoering externe communicatie (via publicaties, jaarbericht; persberichten, nieuwsbrieven en de website) en het uitbrengen van de IVBN-nieuwsbrieven
communiceren over IVBN via LinkedIn;
jaarlijkse organisatie van IVBN PR-bijeenkomst gericht op G5/G40-gemeenten;
huisstijlbewaking

Secretariële ondersteuning van de directeur (en in lichtere mate van de senior beleidsadviseur) , zoals het op verzoek afspraken maken, enige correspondentie verrichten, agenda’s met stukken compleet maken en per mail versturen, emails afwerken en (uitvoerende) werkzaamheden uit handen nemen.

Financiële administratie:

Verantwoordelijk voor de (extern uit te voeren) financiële administratie via Exact-on-line
controle en inscannen binnenkomende facturen; toezicht op het (extern) laten boeken van ingekomen facturen
opstellen uitgaande facturen (o.a. voor contributie en doorberekeningen)
assisteren van de directeur bij opstellen begroting, budgetbewaking, prognoses en controle jaarrekening (opgesteld door externe accountant)

Vereisten

Havo/VWO met een adequate secretaresse- en/of bureaumanagement-opleiding
HBO werk- en denkniveau; minstens 3 tot 5 jaar ervaring als bureaumanager
Beheersing Word, Excel, kunnen werken met een databaseprogramma in Access en voor de website met Content Management Screens (nu Julius en Wordpress);
Kennis van en/of ervaring met Exact-on-line
Goede beheersing Nederlands en Engels in woord en geschrift
Woonachtig binnen 30 minuten OV-reisafstand van het WTC Den Haag

Competenties

Goede contactuele eigenschappen; sociaal vaardig; representatief optreden
Toegewijde en punctuele werkinstelling; accuratesse; zelfstandig kunnen werken
Klantvriendelijke, dienstverlenende instelling, zowel naar de ledenkring als collega’s

Salaris: bij 40 uur en op 100% niveau presteren is maandsalaris maximaal € 3250; inschaling vanaf 70% daarvan; afhankelijk van ervaring; 8% vakantiegeld; pensioenregeling op basis van beschikbare premie.

Kom jij in ons team werken in het WTC Den Haag?

Sollicitatie per mail aan f.vanblokland@ivbn.nl met een beschrijving wat voor persoon je bent, welke werkervaring je hebt en waarom het je leuk of interessant lijkt bij IVBN te werken. Heb je affiniteit of ervaring met een branche-organisatie en/of met professionele partijen die in vastgoed beleggen, is dat een pré. Bij de mail graag een CV met foto. Termijn voor inzendingen loopt tot 23 juni; geschikt lijkende kandidaten worden z.s.m. uitgenodigd voor een kennismaking.

Voor eventuele vragen of om je sollicitatie aan te kondigen of toe te lichten, kun je bellen met Frank van Blokland, directeur, via 070 – 3000 371.